L’aire de la digitalisation avance à grands pas et la dématérialisation est de plus en plus intégrée dans cette démarche par bon nombre d’entreprises.
De plus avec cette crise du COVID-19 contraignant certaines entreprise à pratiquer le télétravail, la dématérialisation des documents papier est plus que nécessaire au sein de toute organisation.
Comment se prémunir contre d’éventuelles prochaines crises, comment pérenniser les connaissances de l’entreprise sont d’autant plus des questions auxquelles la GED pourrait y répondre.
Tirons les leçons de cette crise
Même les entreprises les mieux préparer aux situations de crise ne pouvaient pas avoir prévue celle que nous affrontons actuellement. Cette crise sanitaire est également économique et sociale. Elle impact aussi bien les finances de l’entreprise que son infrastructure à cause du confinement obligatoire du personnel. Il faut donc capitaliser sur cette situation dramatique, que l’on souhaite exceptionnelle, afin de pouvoir réagir plus rapidement et plus efficacement à l’avenir. C’est à cette seule condition que de futures crises verront leur impact réduit.
Pérennisons les connaissances de l’entreprise
L’information est devenue la ressource centrale sur laquelle reposent la plupart des activités critiques de l’entreprise. Il faut donc pouvoir y accéder, surtout de plus en plus à distance, de façon efficace et sans entraves. Ce capital essentiel des organisations doit être fortement sécurisé.
On peut le considérer comme une vraie immobilisation immatérielle. Elle fait partie de l’outil de travail. En cette période de confinement, les systèmes de gestion documentaire autorisent les collaborateurs à utiliser toutes les ressources informationnelles de l’entreprise. Ce sont non seulement les informations elles-mêmes qui peuvent être employées pour assurer la continuité opérationnelle des organisations professionnelles mais aussi leur cadre d’emploi.
Mise en place d’outil GED pour le télétravail
En effet, le stockage des modèles de documents est essentiel à une bonne communication en temps de crise.
Les messages internes, comme ceux à destination des clients et des fournisseurs, restent cohérents. Les modèles de documents vont devenir la vitrine de la politique administrative et commerciale de l’entreprise.
La gestion des droits d’accès à ces documents doit être gérée à distance par les services informatiques. Ils doivent prévoir la mise en place d’un moteur de recherche puissant qui est capable d’effectuer des requêtes sur la base de connaissance de l’entreprise.
La coédition du document devra être possible à plusieurs collaborateurs souhaitant travailler simultanément sur un même document.
Le télétravail, la nouvelle norme
La situation actuelle liée au COVID-19 impose des restrictions à la fois dans notre vie sociale et dans nos activités quotidiennes, La GED vous permet d’accéder à vos documents importants n’importe où, à tout moment et avec n’importe quel appareil. Vous pouvez les échanger, les partager, les valider avec les différents membres de vos équipes et bien sûr, les intégrer dans vos processus métier. Cela garantit la stabilité à long terme de l’entreprise.