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NUMÉRISATION DOCUMENTS
Une numérisation fidèle permet de constituer des copies numériques conformes aux documents originaux. DOCIM, par le biais de ses équipes expertes, apporte sa compétence aux organisations souhaitant lui confier leurs documents les plus précieux.
Nos projets de numérisation partent toujours de l’analyse de vos besoins et des modalités d’utilisation future des documents à numériser. Il est souvent inutile de numériser l’ensemble d’un fonds documentaire, s’il n’est pas régulièrement consulté. DOCIM vous aide à déterminer vos vrais besoins.
Avec DOCIM, numérisez vos documents courants et devenez plus efficace
Numériser, Indexer, Restituer,..
Après l’analyse de vos besoins, voici les étapes d’un projet de numérisation
Enlèvement, tri et préparation de vos documents à numériser
La traçabilité est assurée et vos documents restent disponibles pendant toute la durée du projet. Le tri consiste à analyser les documents, les classer et enlever les doublons. La préparation consiste à enlever les agraphes, trombones, etc.
Une numérisation fiable et conforme à l’original
DOCIM réalise des numérisations de grande qualité, en respectant les recommandations de la nouvelle norme NF Z42-026, qui accorde autant de valeur à la copie numérique qu’à l’original papier.
Nous vous proposons également des outils d’OCR, de LAD, de RAD, etc… pour une plus grande facilité dans la recherche et l’indexation.
Indexation et vérification de vos documents numériques
L’indexation est faite selon votre charte de nommage afin de faciliter la recherche des informations essentielles. Un contrôle a également lieu pour s’assurer de la qualité des documents. Nous mettons également en place des horodatages, signatures électroniques, coffre-forts électroniques, quand cela est nécessaire.
Système de gestion de documents numérisés avec critères de recherches
Les documents, numérisés et indexés, peuvent être versés dans une GED, un SI, ou restitués sur support. Mais ils peuvent également être consultés dans notre outil, EAS, qui conserve les documents, et les métadonnées associées, et constitue une GED simple et pratique. Les documents papier peuvent vous être restitués ou être conservés par nos soins.
Possibilité de numériser dans vos locaux
Si certains documents sont trop précieux pour quitter les murs de l’entreprise, nous nous installons chez vous pour les numériser.
Plans, documents anciens ou abîmés, etc..
Pour tous les formats spécifiques (au-dessus du A3), pour les photos, pour les plans, notre département numérisation patrimoniale a la solution adéquate.
Un logiciel unique pour tous vos besoins
Notre logiciel de gestion d’archives vous permet de consulter et gérer sur la même interface vos archives physiques et vos documents numériques.